Tippek ügyvitel programjainkhoz!

2019.09.04.

Az elmúlt 30 év megtanított minket arra, milyen egy jó program, illetve mitől tartanak jónak egy programot az ügyfeleink.

Nézzük: fontos a megbízhatóság, bővíthetőség, jogszabályoknak megfelelőség, szakmailag megfelelő ügyfélszolgálat (nem, nem e-mail-es, hanem személyes). A Kulcs-Soft 30 évének távlatából nézve mégis, ez csak pár sallang kifejezés, amit az új cégek használhatnak ügyfél-csalogatásra, nekünk tényleg alapvetőnek és természetesnek számít.

Egy program ugyanattól sikeres, mint egy jó vers, zene, könyv, vagy éppen sorozat. Nem az számít, hogy mi, a készítői mennyire tartjuk jónak, hanem az, hogy a közel 50.000 ügyfelünk mennyire találja meg magát benne, mennyire érzi magáénak. Azaz: miként használja ki és végzi rajta a mindennapi munkáját.

Már pedig: senki sem szeret hosszútávon megerőltető, fárasztó, nyomasztó és statikus munkát végezni. Ezt küszöbölik ki ügyviteli programjaink export és import funkciói, amit az utóbbi időben szép számmal bővítettünk. Összeszedtük őket.

EXPORT FUNKCIÓK
Az export funkciók alatt azt értjük, amikor a programunkból könnyen és egyszerűen kinyerhetők adatok, majd ezek szintén egyszerűen átvihetők más programokba.

Általános export funkció
Szó szerint, az ügyviteli programjainkból bármi lekérdezhető excel formátumban, ilyen esetekben mindig az aktuális listanézetet fogja lementeni.

Számla export CSV fájlban
Érdemes tudni rólunk, hogy lefedjük a könyvelők és bérszámfejtők világát is, ezért az ügyviteli programok fejlesztése során is gondolunk rájuk. Számla export során lehetőségében áll átnevezni/elnevezni az oszlopok fejlécét, így könnyítve a más programokba történő adatátadást. Könyvelőknek rendkívül hasznos funkció ez.

NAV XML export
Ez a funkció különáll a többitől, mert kötelező szerepelnie minden számlázni képes programban. Ebből következik: ha Ön olyan számlázó programot használ, amiben nincs NAV XML export, akkor gyorsan szabaduljon meg tőle, mert nem felel meg a jogszabályoknak. Ilyesfajta exportot a könyvelő, vagy nemes egyszerűséggel a NAV kérhet Öntől, ez egyfajta adóhatósági ellenőrzési szolgáltatás.

IMPORT FUNKCIÓK
A következő funkciók arra szolgálnak, hogy a kívülről érkező adatokat tudja rendkívül gyorsan és könnyedén bevinni a programjainkba. Meglátja, nem szükséges majd hosszú perceken, órákon keresztül pötyögni, majd vesződni az ellenőrzéssel, hanem egyszerűen és hibátlanul töltheti fel a szükséges adatokat.

Bejövő számla import
Fontos információ lehet, hogy bejövő számla előfordulhat készletkezelés nélkül is. Amennyiben csak számlázót használ, ennek segítségével tudja nyomon követni a költségeit is. Ha sok számla érkezik, elegendő felvinni az adatokat egy CSV fájlba, majd beolvastatni programunkkal.

Kimenő számla import
Ha tömegesen számláz, vagy egy másik olyan számlázó program segítéségével állítja ki a bizonylatokat, ami nem felel meg az aktuális jogszabályoknak, akkor ennek az import fájlnak a segítségével jogszabályoknak megfelelő számla készül a rendszerében.

Akkor hasznos, ha nagyon sok kézi számlát állítanak ki a munkatársai, amiket a nap végén visznek fel a rendszerbe. De előnyös lehet olyan cégeknek is, akik különböző, - akár külföldi – nagyvállalati rendszerben működnek.

Vevői megrendelés import
Ennek a funkciónak a használatára azokat a cégeket biztatjuk, akik nagyobb készlettel rendelkeznek, illetve a kisebb cégeket is, akiknek van webáruházuk. A beérkező megrendeléseket utólagosan tudja módosítani, illetve azokból számlákat azonnal, egy kattintással kiállíthat.

Bank bizonylat import funkció (hamarosan megjelenik: univerzális bank importer!)
Bizonyos bankok esetében lehetőségében áll előre meghatározott fájlszerkezetekben lementeni a számlakivonatokat és azokat beolvasni a programba. Egyébként enélkül manuálisan kellene ezeket beállítani, ami során külön-külön meg kell adni soronként 4 változót (jogcím, ügyfél, összeg, szöveg), ez körülbelül soronként fél perces felesleges munka, tehát sortól függően ezzel is rengeteg időt spórolhat meg.

Sokszor hangzik el házon belül a mondat: Kulcs-Soft programokat akkor éri meg használni, ha valóban kihasználjuk a bennük rejtőző funkciókat. Érdemes elsajátítani a legtöbb modul használatát, már csak azért is, mert rendkívül felhasználóbarát, nem beszélve a segítőkész, valóban szakértőkből álló ügyfélszolgálatunkról, amely támaszt nyújt bármilyen kérdés esetén.

A modulokat kihasználva cégtől függően, akár több munkanapnyi órát is meg tud spórolni az unalmas és fárasztó adminisztrációs teher automatizálásával.

Amennyiben mélyebben érdeklik a funkciók, szeretne még további információkat megtudni arról, hogy szabhatná vállalkozására a programunkat, milyen funkciók tennék egyszerűbbé folyamatait, hívja szakértő kollégánkat a: +36 1 336 5360-as telefonszámon.

Dátum: 2019.09.04.